Czym jest obieg? #
Obieg to kluczowy element zarządzania dokumentami. Procedura obiegu to sformalizowana ścieżka, po której w firmie krążą pisma. Poszczególne kroki procedury odpowiadają działaniom, na przykład zatwierdzeniu przez przełożonego. Ponadto, w NAVIGATOR365 działania mogą być użyte do realizowania prostych zadań, takich jak tworzenie dokumentu, kopiowanie lub ustawianie wartości pól dokumentu, generowanie pliku i wysyłanie go pocztą w ramach procedury obiegu. Po zaprojektowaniu obiegu można go przypiąć do atrybutu przycisku i uruchomić automatycznie podczas tworzenia dokumentu.
Obieg składa się z Aktywności (działań-kroków) oraz przejść między aktywnościami (ścieżkami). Aby stworzyć proces trzeba narysować graf działań i ścieżek, następnie skonfigurować każdy z nich za pomocą notacji BPMN.
Karta Ustawienia #
Na tej karcie znajdziesz krótki formularz z kilkoma polami.
W polu Nazwa możesz wpisać, jak proces powinien się nazywać. Dobrze jest, jeśli tytuł jest krótki i wskazuje główny cel tworzonego procesu.
W polu Opis możesz wprowadzić dodatkowe informacje na temat procesu. Możesz tutaj napisać więcej na temat celów czy uczestników. Takie notatki są przydatne dla innych administratorów systemu, aby zrozumieć cel.
W grupie Źródło danych znajdziesz rozwijaną listę Formularze, gdzie możesz połączyć swój proces z formularzem. Teraz możesz używać danych powiązanych z polami wybranego formularza do konfiguracji swojego procesu.
Dostępność elementu: w NAVIGATOR365 procesy są przypisane do aplikacji i domyślnie nie mogą być używane poza tą aplikacją. Jeśli istnieje potrzeba użycia procesu w innej aplikacji, musisz zmienić tę opcję.
Dostępne są trzy opcje:
Prywatny – proces może być używany tylko w tej aplikacji (domyślnie).
Publiczny – proces może być używany we wszystkich aplikacjach, nawet tych tworzonych w przyszłości.
Udostępniony aplikacjom – najczęstsza i zalecana opcja ze względów bezpieczeństwa. Możesz określić listę aplikacji, w których ten proces będzie dostępny. Zauważ, że jeśli później dodasz nową aplikację i chcesz użyć w niej tego proces, musisz udostępnić go tej nowej aplikacji.
Konfiguracja wyzwalacza #
Wyzwalacz jest zaprojektowany do uruchamiania procesu w określonym czasie i/lub interwałach. Możesz używać wyzwalacza w procesach cyklicznych lub zaplanowanych, takich jak miesięczny rejestr maszyny lub pojazdu. Proces otwarty za pomocą wyzwalacza działa niezależnie od powiązanego dokumentu. Jeśli proces uruchamia się po zapisaniu dokumentu, zaplanowane zdarzenie nie będzie działać poprawnie. Dlatego decyzja o użyciu harmonogramu musi być podjęta na początku tworzenia procesu, ponieważ układ docelowy obiegu będzie od niego zależeć.
Harmonogram
Po dodaniu zadania (możesz dodać więcej niż jedno zadanie dla każdego procesu), zobaczysz kilka pól potrzebnych do konfiguracji.
W polu Nazwa zadania możesz wpisać nazwę swojego zaplanowanego zdarzenia. Dobrze jest, jeśli tytuł wskazuje, dlaczego zostało utworzone zaplanowane zdarzenie i jaki proces jest z nim związany. Jest to ważne, ponieważ informacje o aktywnych harmonogramach są dostępne gdzie indziej dla administratora systemu (System–>Dzienniki (logs)–>Aktywne zaplanowane procesy).
Zaznaczenie pola wyboru Aktywne oznacza, że zaplanowane zdarzenie powinno być włączone i działać lub wyłączone, gdy nie jest zaznaczone.
Tryb powtórzenia wraz z opcją „Powtórz zadanie co” definiuje cykle uruchamiania procesu. Obecnie możesz wybrać spośród sześciu dostępnych opcji:
MINUTOWO – opcja zmienia właściwość pola Powtórz zadanie co, sprawiając, że zaplanowane zadanie będzie się powtarzać co wybraną liczbę minut, rozpoczynając od wybranej godziny w polu Uruchom o.
GODZINOWO – podobnie jak w opcji powyżej, zmienia się właściwość pola Powtórz zadanie co, sprawiając, że zaplanowane zadanie będzie się powtarzać co wybraną liczbę godzin, rozpoczynając od wybranej godziny w polu Uruchom o.
DZIENNIE – opcja działa to podobnie jak wybieranie CO MINUTĘ lub CO GODZINĘ z tą różnicą, że zadanie będzie uruchamiane co wybraną liczbę dni.
TYGODNIOWO – opcja działa podobnie, jak warianty opisane powyżej. Ponadto, poniżej pojawi się grupa pól wyboru Dni tygodnia. Zaplanowane zadanie będzie uruchamiane w wybranych dniach tygodnia, w ustalonym cyklu. Na przykład, jeśli wybrałeś cykl „2 tygodnie” i wybrałeś wtorek i czwartek, zadanie będzie się powtarzać co dwa tygodnie we wtorki i czwartki.
MIESIĘCZNIE – działa podobnie, jak reszta opcji opisanych powyżej. Ponadto, przy wyborze pojawi się okienko Dzień miesiąca. Zaplanowane zadanie zostanie uruchomione w wybrany dzień miesiąca w ustalonym cyklu. Na przykład, jeśli wybierzesz cykl „2 miesiące” i 10 dzień miesiąca, zaplanowane zadanie będzie uruchamiane 10 dnia miesiąca, co dwa miesiące, rozpoczynając od daty wybranej w polu Uruchom o.
ROCZNIE – działa podobnie do opcji opisanych powyżej. Ponadto podczas wyboru pojawi się opcja Powtórz w poniżej. Zaplanowane zadanie zostanie uruchomione w wybrany dzień i miesiąc w ustalonym cyklu. Na przykład, jeśli wybierzesz cykl „2 lata” i „10 stycznia”, zaplanowane zadanie zostanie uruchomione 10 stycznia, co dwa lata, rozpoczynając od daty wybranej w polu Uruchom o.
Pole typu Data i czas Uruchom o przechowuje informacje, kiedy rozpocznie się harmonogram.
Wybierając jedną z opcji na rozwijanej liście Zakończ, możesz zdecydować, czy proces ma być zatrzymany, a jeśli tak, to kiedy. Do wyboru są 3 opcje.
NIGDY – cykl będzie powtarzany, dopóki nie zostanie wyłączony (puste pole wyboru w opcji Aktywny)
DATA I GODZINA – harmonogram zostanie zatrzymany po osiągnięciu wybranej daty końcowej
PO – harmonogram zostanie zatrzymany po wybranej liczbie wykonanych zadań. Liczbę można wybrać w polu Liczba powtórzeń.
Jeśli musisz zaktualizować zaplanowane zdarzenie, po prostu zmień szczegóły i zapisz proces.
Webhook
Proces można również uruchomić za pomocą zewnętrznego systemu dzięki webhookom. Gdy Typ zostanie wybrany jako Webhook, system pokaże metodę POST i wygeneruje adres URL webhooka do użycia w innym systemie.
Diagram #
Na tej karcie możesz zaprojektować schemat procesu. Po prostu przeciągnij i upuść każdy element z menu po lewej stronie. W N365 używamy BPMN, więc jeśli znasz tę notację, diagram będzie wyglądał znajomo.
Najprostszy diagram składa się z zadania i ścieżki. Każde zadanie reprezentuje pojedyncze działanie. Szczegółowy opis konfiguracji działania można znaleźć w tym artykule.
Jeśli potrzebujesz czegoś bardziej złożonego, możesz użyć specjalistycznych elementów takich jak:
Zdarzenie początkowe – specjalne zadanie, które jest pierwszym wykonywanym w procesie. Możesz użyć tylko jednego zdarzenia początkowego. W N365 takie zdarzenie jest używane do konfiguracji odpowiedniego widoku formularza dla nowego dokumentu. Jeśli nie ma potrzeby zmiany widoku początkowego dokumentu, możliwe jest uruchomienie obiegu z zadaniem (wtedy zdarzenie początkowe jest opcjonalne).
Zdarzenie końcowe – specjalne zadanie, które kończy proces. Możesz mieć tyle zdarzeń zakończenia, ile chcesz. W N365 jest używane do konfiguracji widoku dokumentu po zakończeniu procesu. Na przykład można skonfigurować widok dokumentu w taki sposób, że nikt nie będzie mógł go edytować po zakończeniu procesu.
Zadanie – najważniejsze wydarzenie w projektowaniu obiegu. Zadanie tworzy główną logikę kroku obiegu. Zadanie może opierać się na akcji użytkownika, w którym rzeczywista osoba musi podjąć decyzję lub zaakceptować zdarzenie. Zadanie może być również automatyczną akcją wykonywaną przez system. Więcej informacji na temat możliwych działań można znaleźć w tym artykule.
Bramka – specjalne zadanie, które ocenia wartość logiczną i kieruje proces do określonej ścieżki
Tor – ten element służy do lepszego zobrazowania procesu. Każdy tor reprezentuje Uczestnika w Procesie i jest używany jako kontener graficzny dla zestawu procesów wykonywanych przez uczestnika.
Aby skonfigurować któryś element, trzeba dwukrotnie w niego kliknąć. Po prawej stronie pojawi się interfejs z konfiguracją.
Zmienne procesowe #
Zmienne procesu są używane do przesyłania danych z jednego zadania do drugiego. Zazwyczaj są używane wraz z akcją Wywołaj REST API, by przygotować dane do wysłania do obcego interfejsu API lub do pobrania danych z odpowiedzi API. Istnieje specjalny typ zmiennej JSON, który można użyć do przygotowania bardziej skomplikowanych zbiorów danych. Zmienna może być również polem tekstowym, liczbą całkowitą, liczbą dziesiętną, datą, datą i czasem oraz plikiem.
Aby użyć zmiennej, musisz ją zadeklarować na tej karcie. Pamiętaj, aby wybrać odpowiedni typ zmiennej. Po zapisaniu procesu możesz użyć zmiennej za pomocą drzewa wzmianek.
Możesz wybrać typ danych spośród kilku dostępnych:
POLE TEKSTOWE – przechowuje dane tekstowe w postaci łańcucha (varchar).
LICZBA CAŁKOWITA – przechowuje liczby całkowite (integer).
LICZBA DZIESIĘTNA – przechowuje liczby zmiennoprzecinkowe.
DATA I CZAS – przechowuje dane w formacie daty i czasu.
DATA – przechowuje dane w formacie daty (bez czasu).
JSON – (JavaScript Object Notation) przechowuje bardziej złożone dane w specjalnej notacji dla łatwej wymiany i transportu danych między instancjami.
PLIK – przechowuje dane w strukturze plikowej.
Historia #
Na tej karcie znajdziesz dziennik (log) użycia procesu w indywidualnych obiegach dokumentów. Informacje zostały podzielone na 4 kolumny: Data rozpoczęcia (kiedy proces został rozpoczęty), rozpoczęte przez (kto rozpoczął proces), czas trwania (czas trwania procesu) i status (ostatni status obiegu). Informacje te mogą być pomocne przy podejmowaniu decyzji o modyfikacji lub usunięciu procesu.
Zależności #
Na tej karcie znajdziesz informacje o tym, jakie elementy aplikacji wykorzystują proces. Na podstawie tych informacji aplikacja może zablokować intencjonalne lub przypadkowe usunięcie powiązanego elementu. Klikając na jeden z elementów na liście, możesz przejść do powiązanego elementu. Jest to pomocne, gdy musisz dowiedzieć się, czy blokada, o której wspomniano wcześniej, jest konieczna, czy też odniesienie jest powiązane z aktywnym i używanym elementem.
