Aplikacja jest podstawową strukturą systemu NAVIGATOR365. Jest to zestaw formularzy, procedur, list, menu i innych elementów systemu, które tworzą logiczną całość. Niniejszy artykuł opisuje te elementy w sposób ogólny. Zrozumienie znaczenia poszczególnych elementów jest niezbędne do zdobycia wiedzy na temat szczegółów związanych z implementacją poszczególnych elementów aplikacji.
Więcej informacji na temat tworzenia aplikacji w NAVIGATOR365 można znaleźć w tym artykule.
Informacje ogólne #
Każda organizacja posiada stronę internetową/broszurę/wizytówkę/itd, zawierającą wszystkie podstawowe informacje o firmie.
Zazwyczaj takie wizytówki składają się z danych firmy, danych przedstawiciela, logo i informacji kontaktowych. Aplikacja w systemie NAVIGATOR365 również posiada własną „wizytówkę”, którą nazywamy sekcją informacji ogólnych. Można tam znaleźć nazwę aplikacji, opis, unikalną ikonę i GUID – specjalny, unikalny ciąg znaków, który jest tworzony w celu identyfikacji aplikacji.
Formularze #
Każda organizacja, niezależnie od wielkości, ma do czynienia z dokumentami. Istnieje wiele ich rodzajów, takich jak dokumenty urzędowe, dokumenty prawne (umowy), dokumenty finansowe (rachunki, faktury) i wiele innych. Każda firma lub instytucja korzysta z określonych szablonów dokumentów. Brak takich standardów skutkowałby nieładem organizacyjnym i niemal na pewno stratą czasu i pieniędzy.
Odpowiednikiem szablonów dokumentów w NAVIGATOR365 jest Formularz. Formularz wygląda jak kwestionariusz. Wprowadzone w nim dane mogą być wykorzystane do tworzenia dokumentów systemowych i odpowiadających im szablonów. Formularz w NAVIGATOR365 to zbiór pól określonego typu, utworzony w celu pobierania i organizowania danych wprowadzanych przez użytkownika. Podobnie jak w kwestionariuszach papierowych, pola są również podzielone na sekcje, pola wymagane i niewymagane. W wersjach papierowych można znaleźć pola, które wymagają jedynie wprowadzenia danych oraz takie, które wymagają również obliczeń. W przeciwieństwie do papierowych, formularze elektroniczne są dynamiczne. W systemie NAVIGATOR365 możesz zdecydować, które pola są wymagane i na jakim etapie procesu. Możesz określić, kiedy pola powinny pojawić się użytkownikowi. Można uzależnić wygląd tych pól od wprowadzonych danych i wiele więcej.
Więcej informacji na temat tworzenia formularzy można znaleźć w tym artykule.
Na poniższym obrazku widać formularz szansy sprzedaży z naszej aplikacji CRM. Jest to formularz, który sprzedawca wypełnia, kiedy pojawia się możliwość sprzedaży.
Listy #
Wyobraź sobie stos dokumentów leżących na biurku, mnóstwo segregatorów ułożonych na półkach i tony dokumentów uporządkowanych w archiwum. Z pewnością domyślasz się, ile pracy kosztuje utrzymanie wszystkiego w porządku. Listy w NAVIGATOR365 możemy porównać właśnie do tych półek i segregatorów.
Listy przechowują dokumenty utworzone z formularzy. Tak jak każdy segregator dokumentów ma nazwę, która określa jego przeznaczenie, tak samo jest w przypadku list systemowych. Dokumenty w segregatorze można grupować w dowolny sposób. Można je sortować, dodawać zakładki i wiele więcej. W systemie NAVIGATOR365 można zrobić to samo, korzystając z funkcji związanych z listami. Być może zastanawiasz się teraz, po co Ci system lub aplikacja, skoro to samo możesz zrobić tradycyjnymi metodami. Otóż w systemie można to zrobić nieporównywalnie szybciej, a miejsce zajmowane przez tony dokumentów wykorzystać na coś innego. Dane są bezpiecznie przechowywane w formie cyfrowej, co chroni je przed fizycznym zniszczeniem. Czy to samo można powiedzieć o dokumentach papierowych podczas powodzi lub pożaru?
Więcej informacji na temat tworzenia list można znaleźć w tym artykule.
Procesy #
Każda firma, nawet najmniejsza, ma swoje procedury. Oczywiście, jeśli firma nie jest duża, zazwyczaj procedury te są proste i niesformalizowane. Im większa firma, tym częściej jej zarząd decyduje się na wprowadzenie sformalizowanych procedur. Często przybierają one formę kilkudziesięciostronicowych dokumentów, w których szczegółowo opisany jest zakres odpowiedzialności pracowników za poszczególne obowiązki. Zawierają dużo tekstu, tabel, wykresów i innych elementów. Im bardziej rozbudowana procedura, tym łatwiej o popełnienie błędu. Aby ułatwić korzystanie z procedur, w 2004 roku opracowano standard BPMN, a w 2014 roku jego drugą wersję.
Odpowiednikiem procedur w systemie NAVIGATOR365 są procesy. System wykorzystuje notację podobną do standardu BPMN, z tą różnicą, że została ona rozszerzona o wszystkie zalety, jakie oferują systemy i aplikacje. Procesy w NAVIGATOR365 są zazwyczaj powiązane z dokumentami, dzięki czemu mogą automatycznie reagować na wszelkie zmiany w nich zachodzące. Ścieżka procesu może się różnić w zależności od spełnienia odpowiednich warunków. Wiele zadań może być wykonywanych automatycznie, bez udziału użytkownika, np. tworzenie nowych dokumentów w bazie danych i przenoszenie informacji między nimi. Łatwo sobie wyobrazić, jak wiele czasu i pieniędzy można w ten sposób zaoszczędzić, unikając błędów, które mogłyby przynieść działania użytkownika.
Więcej o procesach można dowiedzieć się z tego artykułu.
Na poniższym gifie można zobaczyć diagram BPMN dla procesu obiegu umowy, przechodzącego od rejestracji danych w systemie (za pomocą wspomnianych wcześniej formularzy), do podpisania umowy i automatycznego wysłania jej pocztą elektroniczną.
Menu #
Menu są podstawowym elementem nawigacyjnym każdej aplikacji, dlatego też zostały zaimplementowane w NAVIGATOR365. Menu można porównać do szuflad na dokumenty, na których przyklejone są wizytówki z informacjami o tym, co znajduje się w środku. Po otwarciu szuflady użytkownik spodziewa się znaleźć to, co sugeruje wizytówka. Klikając pozycję menu utworzonej aplikacji, można łatwo przejść do miejsca, którego w danej chwili potrzebujemy. W NAVIGATOR365 przed nazwą pozycji można dodać ikonę, dzięki czemu będzie ona jeszcze bardziej wyróżniona i czytelna dla użytkownika.
Więcej o menu aplikacji dowiesz się z tego artykułu.
Integracje API #
Spróbujmy wyobrazić sobie, czym są rozszerzenia, w oparciu o sprzęt w typowym biurze. Każde biuro ma wiele pomieszczeń. W każdym z nich zazwyczaj znajdują się biurka, komputery, szafki, drukarki i niezbędne materiały biurowe. Każdy pracownik korzysta z tych narzędzi i przedmiotów. Czasami jednak okazują się one niewystarczające do efektywnego wykonywania swoich obowiązków. Może się na przykład okazać, że zwykła drukarka jest niewystarczająca do skanowania, drukowania i kopiowania setek dokumentów dziennie, a jednocześnie koszty druku stają się bardzo wysokie. Przedsiębiorca decyduje się więc na leasing kserokopiarki lub skorzystanie z usług zewnętrznej firmy poligraficznej. W rezultacie praca staje się wygodniejsza, wydajniejsza i tańsza.
Analogią jest połączenie bądź integracja API (Application Programming Interfaces). Interfejsy API zapewniają elastyczną, modułową i skalowalną podstawę do tworzenia i rozszerzania aplikacji. Korzystając z naszej akcji Call REST API można rozwinąć nieograniczone możliwości automatyzacji procesów w organizacji.
Możesz dowiedzieć się więcej o API z naszych samouczków w Academia.