Kancelaria to aplikacja, która pomaga zarządzać przychodzącymi i wychodzącymi dokumentami, takimi jak listy lub wiadomości e-mail. Aplikacja składa się z dashboardu, pism przychodzących, pism wychodzących, spraw i statystyk. Stąd można zarządzać lub tworzyć dowolne dokumenty za pomocą kilku kliknięć.
Dashboard #
Dashboard (albo pulpit nawigacyjny) to główny ekran, z którego można tworzyć nowe dokumenty lub sprawy, a także wyszukiwać istniejące. Dokumenty można znaleźć w sekcjach „Oczekujące na Twoje działanie” i „Twoje ostatnie dokumenty”. Ich rolą jest informowanie na bieżąco o najważniejszych działaniach, które należy podjąć oraz o najbardziej aktualnych dokumentach, które zostały już wypełnione. Jeśli kiedykolwiek miałeś problemy z wykonywaniem zadań we właściwej kolejności, ta funkcja jest właśnie dla Ciebie.
Możesz także ukryć dowolną sekcję, aby skupić się na zadaniach, nad którymi aktualnie pracujesz. Istnieje również opcja przeszukiwania dokumentów w sekcji „Oczekiwanie na Twoje działanie”, aby natychmiast znaleźć dokładnie wskazany dokument.
Pisma przychodzące #
Jak sama nazwa wskazuje, jest to lista wszystkich przychodzących dokumentów, które można przeglądać. Naciśnięcie przycisku po prawej stronie dokumentu umożliwia edycję, kopiowanie lub usuwanie dowolnego dokumentu. Naciśnięcie fioletowego podpisu przekieruje Cię do bardziej szczegółowych danych na temat tego dokumentu.
Po prawej stronie znajduje się miejsce na załączniki, które można pobrać na urządzenie, wyświetlić podgląd lub otworzyć w innej aplikacji.
Prawa (główna) strona jest podzielona na segmenty: Tytuł, Nadawca, Adresat i Załączniki.
Pisma wychodzące #
Działa tak samo jak dokumenty przychodzące, ale składa się tylko z dokumentów wychodzących.
Sprawy #
Jeśli chodzi o segregację dokumentów, Sprawy są jednym z najbardziej przydatnych miejsc w aplikacji Kancelaria. Jest to lista każdej sprawy biznesowej ze wszystkimi dokumentami, które się z nią wiążą. Na przykład, jedną ze spraw może być wypadek samochodowy. Wewnątrz sprawy znajdują się wszystkie dokumenty, takie jak ubezpieczenie samochodu, oświadczenie sprawcy kolizji lub dokumentacja pracownika biorącego udział w zdarzeniu.
Ta część aplikacji służy do segregacji dokumentów. Wszystko, co musisz wiedzieć o danej sytuacji, jest przechowywane w jednym miejscu.
Możesz wejść w dowolną sprawę z listy, klikając na różowy podlinkowany tekst. Wewnątrz znajdują się pola takie jak tytuł, właściciel, daty i opis. Jednak najważniejszą częścią jest sekcja Powiązane dokumenty. To tutaj przechowywane są wszystkie pisma związane ze sprawą.
Możesz dodać jeden z nich, naciskając przycisk „Dodaj element” po prawej stronie. Następnie wyszukaj dokument, wpisując jego nazwę w pasku wyszukiwania lub sortując go jak zwykłą listę. Więcej informacji na temat list można znaleźć w tym artykule. Możesz wybrać jedną z nich lub wybrać dowolną liczbę jednocześnie.
Tworzenie sprawy jest również bardzo proste. Wystarczy nacisnąć przycisk „Nowa sprawa” na ekranie Sprawy i wprowadzić wszystkie niezbędne dane i dokumenty. Pamiętaj, aby następnie zapisać swoje działania.
Statystyki #
Ostatnim elementem menu jest sekcja Statystyki. Pokazuje ona dane o dokumentach w prosty i responsywny sposób. Po lewej stronie wykres pokazuje ilość dokumentów przychodzących w ciągu tygodnia, podczas gdy prawy wykres pokazuje, który dział otrzymał ile z nich. Jest interaktywny, więc filtrowanie w celu znalezienia wymaganych dokumentów jest bardzo szybkie.
