Praca zdalna nie jest niczym nowym. Od dobrych kilku lat ludzie z całego świata pracują w ten sposób ze względu na branżę, potrzeby czy lokalizację. Jednak do tej pory korzystały z niej głównie osoby pracujące na zlecenie, których obecność w konkretnym miejscu nie ma większego znaczenia, lub pracownicy wykonujący swoją pracę za pośrednictwem komputera. Natomiast w ostatnich dwóch latach, w związku z wybuchem pandemii, wiele firm z różnych sektorów zostało zmuszonych do zmiany dotychczasowej rutyny i wykonywania pracy częściowo lub całkowicie zdalnie w celu ograniczenia kontaktów. Wiązało się to z koniecznością przekształcenia wszystkich procesów, które wcześniej odbywały się stacjonarnie. Jest to niezwykle problematyczna kwestia, ponieważ istnieje wiele zawodów i branż, w których korzystanie z dokumentacji jest niezbędne, a wiele z nich korzysta z wersji papierowej.
Czy podczas pracy zdalnej można korzystać z papierowej dokumentacji z danymi osobowymi?
Przenosząc się do pracy zdalnej zabieramy ze sobą do domu laptopy, myszki i wszystko to, co jest nam potrzebne do wykonywania naszej pracy. Pojawia się jednak pytanie, czy przenosząc całe biuro w cztery ściany, jesteśmy w stanie zabrać ze sobą dokumenty, zwłaszcza te zawierające dane osobowe? Jeszcze kilka lat temu nie był to może duży problem, ale wraz z wprowadzeniem rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO sprawa nieco się skomplikowała. Pojawiły się konkretne przepisy i wymogi dotyczące przetwarzania i bezpieczeństwa danych osobowych, których złamanie może skutkować wysokimi karami finansowymi nakładanymi na pracodawcę, który podczas pracy zdalnej staje się ich administratorem. Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych „Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w formie papierowej poza obszar przetwarzania danych określony przez pracodawcę”.
Oczywiście istnieją wyjątkowe sytuacje, w których pracodawca mógłby zezwolić na wynoszenie tego typu dokumentów, ale nie jest to najbezpieczniejsza opcja i raczej niemożliwa do codziennego użytku.
Są one wówczas narażone nie tylko na zniszczenie przez innych domowników, ale także na ujawnienie tajnych lub wrażliwych danych, które mogą zostać rozrzucone po całym domu.Zgodnie z UODO, praca na dokumentach papierowych nie ma uzasadnienia, jeśli pracodawca wdrożył lub ma możliwość wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów lub może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone wersje elektroniczne dokumentów.Jeśli zatem w dłuższej perspektywie planujemy pracę zdalną, wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się nieuniknione.
Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów polega na zdigitalizowaniu całej dokumentacji kancelarii i stworzeniu dla niej archiwum, a następnie opracowaniu procedur i obiegu dla każdego dokumentu oraz wdrożeniu narzędzia do podpisu elektronicznego. Po wdrożeniu tych kroków system jest praktycznie gotowy do pracy. Praca z elektronicznym obiegiem dokumentów niewiele różni się od tradycyjnej metody, z tą różnicą, że wszystko odbywa się za pośrednictwem komputera, a dzięki mechanizmom sztucznej inteligencji niektóre operacje mogą być wykonywane automatycznie. Zamiast ręcznie wprowadzać dokument, system wyposażony w funkcję OCR odczytuje dane lub tworzy dokument na podstawie wypełnionego formularza. Następnie wykonuje zdefiniowane wcześniej kroki, a nam pozostaje jedynie wykonywanie przydzielonych zadań i reagowanie na powiadomienia. Może to wyglądać jak tylko chcemy, ponieważ system można dostosować do potrzeb i specyfikacji biznesowej i to od nas zależy, jakie aplikacje się tam znajdą, jak będzie wyglądał obieg dokumentów, a nawet warstwa kolorystyczna. Niektóre platformy pozwalają nawet na tworzenie swoich aplikacji za pomocą szablonów i gotowych elementów, dzięki czemu każdy może stworzyć spersonalizowaną aplikację.
Dobrze dobrany mechanizm nie tylko usprawni pracę poszczególnych pracowników, ale także ułatwi komunikację wewnątrz firmy. Z pomocą platformy możemy delegować zadania, śledzić postępy w ich realizacji i zatwierdzać workflow bez konieczności dzwonienia czy pisania do osób za nie odpowiedzialnych. Jeśli jednak potrzebujemy osobiście coś zlecić, powiadomić konkretną osobę lub cały zespół, jest to również możliwe na platformie dzięki możliwości dodawania postów i komentarzy do zadań.
Elektroniczny obieg dokumentów i praca zdalna – jakie są korzyści z wdrożenia systemu?
Największą zaletą i często kluczowym powodem, dla którego przedsiębiorcy decydują się na wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, jest łatwiejszy dostęp do dokumentów. Jest to szczególnie istotne w pracy zdalnej, gdy jesteśmy daleko od biura, w którym znajdują się wszystkie potrzebne materiały. Dzięki systemowi wszystkie te dane znajdują się w jednym miejscu, do którego mamy dostęp bez względu na to, gdzie jesteśmy, w dzień i w nocy. Pozwala również na wykonywanie wszystkich procesów z poziomu jednej platformy, co znacznie zwiększa efektywność i optymalizację czasu pracy.
Cały proces, od wprowadzania dokumentów, przez ich wysyłkę, aż po weryfikację, staje się zautomatyzowany i uproszczony. Oznacza to, że wszystkie czynności, które normalnie zajęłyby nawet kilka godzin, można teraz wykonać w ciągu kilku minut. Jak już wcześniej wspomniano, korzystanie z dokumentacji papierowej, zwłaszcza podczas pracy zdalnej, nie jest najbezpieczniejszą opcją. Odpowiedni system zabezpieczy dokumenty nie tylko przed mechanicznym zniszczeniem, ale także wzmocni ochronę przed utratą danych osobowych i firmowych. Dzięki wielopoziomowej kontroli i zarządzaniu wejściami poszczególnych jednostek możemy być pewni, że dostęp do najważniejszych dokumentów będą miały tylko uprawnione osoby, a wrażliwe dane nie dostaną się w niepowołane ręce.
Brzmi interesująco? Dowiedz się więcej o rozwiązaniach no-code, automatyzacji i superaplikacjach w NAVIGATOR365!
Podsumowanie
Praca na dokumentach papierowych w przypadku pracy zdalnej nie jest niemożliwa, ale stanowi duże utrudnienie, zwłaszcza w większej firmie lub takiej, która opiera się na pracy z dużą ilością dokumentacji. Może również prowadzić do niepotrzebnych problemów, a w najgorszym przypadku do utraty danych. Elektroniczny obieg dokumentów sprawdza się w tej sytuacji znacznie lepiej ze względu na elastyczność i poprawę organizacji pracy, dzięki czemu można skupić się na wykonywanych zadaniach i jakości świadczonych usług. Na początku może się to wydawać nieco skomplikowane, zwłaszcza dla osób, którym technologia jest obca, ale po pewnym czasie nauki i przyzwyczajenia się do nowej metody, jest ona bardzo prosta i znacznie wygodniejsza niż tradycyjna.