Obieg dokumentów – jak zbudować i zoptymalizować?

Zarządzanie dokumentami może być często źródłem frustracji w tradycyjnym podejściu do pracy. Każda firma posiada wiele dokumentów, które wymagają przechowywania, okresowego lub regularnego przeglądu i archiwizacji. Dla firm opornych na cyfryzację, nagromadzenie fizycznego papieru staje się uciążliwe, prowadząc do ograniczonej dostępności i dezorganizacji. Aby rozwiązać ten problem, systemy zarządzania dokumentami (DMS) stanowią realne rozwiązanie, umożliwiające efektywne przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów. Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać odpowiedni system DMS dla swoich potrzeb, ten artykuł dostarczy Ci niezbędnych informacji.

Czym jest obieg dokumentów w zarządzaniu dokumentami?

W świecie zarządzania dokumentami obieg dokumentów odnosi się do zdefiniowanego zestawu zadań, działań i procesów związanych z tworzeniem, przeglądaniem, zatwierdzaniem i dystrybucją dokumentów w organizacji. Określa on sekwencyjne kroki, które dokument wykonuje od momentu jego powstania do ostatecznego miejsca przeznaczenia, zapewniając sprawny i wydajny przepływ informacji. Przykładem obiegu dokumentów może być przetwarzanie faktur. Wspomniane faktury często przechodzą przez różne działy, takie jak dział sprzedaży do działu księgowości, czasami nakładając się na inne działy i/lub pracowników.

Elementy przepływu pracy DMS

System zarządzania dokumentami składa się zazwyczaj z kilku kluczowych elementów. Obejmują one przechwytywanie dokumentów, indeksowanie, przechowywanie, wyszukiwanie, współpracę, kontrolę wersji i usuwanie dokumentów. Każdy z tych elementów odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu skutecznego zarządzania dokumentami w całym ich cyklu życia.

Oczywiście kluczowym elementem przepływu pracy w systemie DMS jest sam przepływ pracy. W systemach takich jak NAVIGATOR365 proces budowania workflow oparty jest na notacji BPMN, która stała się już standardem branżowym. Takie systemy umożliwiają tworzenie przepływów pracy metodą „przeciągnij i upuść”, która opiera się na podejściu wizualnym.

Rodzaje systemów DMS

Dostępne są różne systemy zarządzania dokumentami z przepływem pracy, od prostych rozwiązań do przechowywania plików po kompleksowe platformy na poziomie przedsiębiorstwa.

Rodzaj systemu DMS zależy od modelu wdrożenia: opartego na chmurze lub lokalnego, inne czynniki obejmują funkcjonalność, opcje dostosowywania, ukierunkowanie na branżę i dodatkowe funkcje wykraczające poza podstawowe zarządzanie dokumentami.

Oto kilka typowych cech:

1. On-Premises DMS: Systemy te są instalowane i hostowane na lokalnych serwerach w siedzibie firmy. Zapewniają pełną kontrolę nad przechowywaniem i bezpieczeństwem danych, ale wymagają wewnętrznej infrastruktury IT i konserwacji.
   Cloud-Based DMS: Systemy te przechowują dokumenty na zdalnych serwerach, dostępnych przez Internet. Oferują skalowalność, elastyczność i łatwość dostępu z różnych urządzeń i lokalizacji. Oparte na chmurze systemy DMS często zapewniają automatyczne kopie zapasowe i aktualizacje.
2. Hybrydowe systemy DMS: Systemy te łączą w sobie cechy zarówno lokalnych, jak i opartych na chmurze systemów DMS. Pozwalają one firmom przechowywać poufne dokumenty lokalnie, jednocześnie wykorzystując chmurę do współpracy, zdalnego dostępu i skalowalności.
3. Open-Source DMS: Rozwiązania DMS typu open-source są bezpłatne i można je dostosowywać do własnych potrzeb. Zapewniają dostęp do kodu źródłowego, umożliwiając firmom modyfikowanie i dostosowywanie systemu do ich specyficznych wymagań. Mogą one jednak wymagać specjalistycznej wiedzy technicznej do wdrożenia i konserwacji.
4. Branżowe systemy DMS: Niektóre rozwiązania DMS są dostosowane do konkretnych branż, takich jak opieka zdrowotna, prawo czy finanse. Są one wyposażone w specyficzne dla branży funkcje, standardy zgodności i integracje w celu usprawnienia zarządzania dokumentami i procesów automatyzacji przepływu pracy unikalnych dla tych sektorów.

5. Systemy zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM): Systemy ECM obejmują szersze funkcje wykraczające poza zarządzanie dokumentami, w tym narzędzia do współpracy, automatyzację przepływu pracy, zarządzanie dokumentacją i zarządzanie treścią w całym przedsiębiorstwie.

Wybierając system DMS, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak wielkość organizacji, branża, budżet, wymagania dotyczące bezpieczeństwa, skalowalność, możliwości integracji i łatwość obsługi.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje systemu DMS?

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami przynosi liczne korzyści organizacyjne. Może zwiększyć wydajność, usprawnić współpracę, zmniejszyć bałagan papierowy, zapewnić zgodność z przepisami, poprawić bezpieczeństwo i ułatwić dostęp do informacji. Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów może znacznie usprawnić procesy biznesowe oraz zaoszczędzić cenny czas i zasoby. Część automatyzacji będzie szczególnie pomocna w zmniejszeniu liczby powtarzalnych zadań, pozwalając pracownikom skupić się na tym, co najważniejsze.

Jakie są etapy obiegu dokumentów?

Kroki zaangażowane w obieg dokumentów mogą się różnić w zależności od konkretnych wymagań lub procedur każdej organizacji. Niektóre wspólne etapy obejmują tworzenie lub automatyczne generowanie dokumentów, kierowanie do przeglądu i zatwierdzenia, zarządzanie poprawkami, dystrybucję dokumentów i wreszcie archiwizację. Kroki te zapewniają, że dokumenty są odpowiednio obsługiwane i przechodzą przez przepływ pracy w kontrolowany sposób, a także są dostępne w dowolnym momencie w przyszłości.

Jak zoptymalizować obieg dokumentów w DMSie?

Aby zoptymalizować obieg dokumentów, należy rozważyć następujące strategie:

1. Ocena bieżących procesów: ocena istniejącego przepływu pracy w celu zidentyfikowania wąskich gardeł, nieefektywności i obszarów wymagających poprawy.
2. Standaryzacja konwencji nazewnictwa: ustanowienie spójnych konwencji nazewnictwa dla plików i folderów w celu poprawy organizacji i możliwości wyszukiwania. W niektórych systemach DMS, takich jak NAVIGATOR365, można również dodawać tagi i statusy w celu bardziej szczegółowego filtrowania.
3. Automatyzacja powtarzalnych zadań: wykorzystaj narzędzia do automatyzacji przepływu pracy i ich możliwości do usprawnienia rutynowych zadań, takich jak przekierowywanie dokumentów, powiadomienia i zatwierdzenia. W systemach wykorzystujących BPMN, użyj bramek logicznych do dalszej automatyzacji.
4. Zintegruj narzędzia do współpracy: włącz narzędzia do współpracy do systemu DMS, aby ułatwić współpracę w czasie rzeczywistym i udostępnianie dokumentów.
5. Wdrożenie kontroli wersji: wdrożenie mechanizmów kontroli wersji w celu śledzenia zmian, zapobiegania utracie danych i utrzymania integralności dokumentów.
6. Szkolenie pracowników: zapewnienie kompleksowego szkolenia pracowników w zakresie efektywnego korzystania z systemu zarządzania dokumentami i procesów przepływu pracy.