Automatyzacja procesów biznesowych. Czym jest i dlaczego warto ją wdrożyć?

Automatyzacja procesów biznesowych zawsze była kluczową częścią rozwoju biznesu. Począwszy od pierwszej rewolucji przemysłowej, a skończywszy na szybkim rozwoju sztucznej inteligencji, proces automatyzacji zawsze intrygował przedsiębiorców. W dzisiejszym dynamicznym krajobrazie biznesowym organizacje nieustannie poszukują metod optymalizacji swoich operacji, zwiększania wydajności i minimalizowania kosztów. Jedną z najpotężniejszych decyzji, która zyskała znaczną popularność, jest automatyzacja procesów biznesowych.

Ale po co automatyzować procesy biznesowe? Wykorzystując technologię i narzędzia programowe do automatyzacji procesów biznesowych poprzez automatyzację powtarzalnych zadań i przepływów pracy, firmy mogą osiągnąć wyższą produktywność, większą dokładność i lepszą obsługę klienta.

W tym artykule omówimy koncepcję automatyzacji procesów biznesowych i pomożemy zrozumieć, jak zautomatyzować procesy biznesowe.

Czym jest zautomatyzowany proces biznesowy?

Zautomatyzowane procesy biznesowe obejmują wykorzystanie technologii do wykonywania i zarządzania zadaniami, które tradycyjnie były wykonywane ręcznie. Automatyzacja ta może obejmować zarówno proste działania oparte na regułach, jak i złożone przepływy pracy, które integrują wiele systemów i działów. Firmy mogą przekierować swoje cenne zasoby na bardziej strategiczne działania, eliminując potrzebę interwencji człowieka w rutynowych i powtarzalnych zadaniach.

Jakie są przykłady automatyzacji procesów biznesowych?

Automatyzacja może być stosowana do różnych powtarzalnych funkcji w organizacji. Oto kilka przykładów:

  1. Obsługa klienta: możesz zautomatyzować systemy odpowiedzi, aby skrócić czas reakcji i zapewnić całodobową obsługę klienta, a także zautomatyzować system sprzedaży biletów.
  2. Sprzedaż i marketing: automatyzacja pozyskiwania potencjalnych klientów, narzędzia do marketingu e-mailowego i analiza danych w celu usprawnienia procesu sprzedaży i lepszego ukierunkowania na klienta.
  3. HR i Onboarding: automatyzacja procesów wdrażania pracowników, takich jak wypełnianie formularzy, zarządzanie dokumentami i przydzielanie szkoleń, w celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych.
  4. Finanse i księgowość: automatyzacja przetwarzania faktur, zarządzania wydatkami i raportowania finansowego w celu zminimalizowania błędów i przyspieszenia operacji finansowych.
  5. Zarządzanie łańcuchem dostaw: automatyzacja zarządzania zapasami, przetwarzania zamówień i śledzenia logistyki w celu optymalizacji wydajności łańcucha dostaw i obniżenia kosztów.

Jak zautomatyzować procesy biznesowe?

Być może zastanawiasz się, jak zautomatyzować swoje procesy biznesowe, ale aby skutecznie je wdrożyć, wykonaj następujące kluczowe kroki:

  1. Identyfikacja możliwości: Przeanalizuj istniejące procesy, aby zidentyfikować zadania, które są powtarzalne, oparte na regułach, czasochłonne lub podatne na błędy.
  2. Wyznaczanie celów: Zdefiniuj jasne cele automatyzacji, takie jak skrócenie czasu realizacji, zwiększenie produktywności lub poprawa dokładności danych.
  3. Wybór odpowiednich narzędzi: Zbadaj i wybierz odpowiednie narzędzia do automatyzacji i rozwiązania do automatyzacji procesów biznesowych w oparciu o konkretne potrzeby biznesowe.
  4. Mapowanie przepływów pracy: Udokumentuj bieżące procesy i zidentyfikuj obszary, w których można wprowadzić automatyzację. Zaprojektuj nowe przepływy pracy, które płynnie integrują zautomatyzowane zadania.
  5. Testowanie i udoskonalanie: Wdrożenie automatyzacji w kontrolowanym środowisku i ocena jej wydajności. Nieustannie udoskonalaj i optymalizuj zautomatyzowane procesy w oparciu o informacje zwrotne i analizę danych.

Co może pomóc w automatyzacji procesów biznesowych?

W automatyzacji procesów biznesowych może pomóc kilka narzędzi i technologii. Niektóre popularne opcje obejmują:

  1. Robotic Process Automation (RPA): RPA to systemy, które pomagają budować roboty programowe naśladujące ludzkie działania. Typowymi przykładami są boty czatowe i głosowe, a także inne uciążliwe procesy, które można zautomatyzować, takie jak migracja danych i generowanie dokumentów.
  2. Systemy zarządzania przepływem pracy: systemy te pomagają tworzyć przepływy pracy, które już istnieją w firmie, a także wprowadzać nowe z zautomatyzowanymi krokami, takimi jak generowanie dokumentów, przypomnienia e-mail i inne.
  3. Sztuczna inteligencja (AI): wraz z rosnącą popularnością narzędzi AI, łatwo jest teraz zautomatyzować tworzenie treści dzięki modelom opartym na języku, takim jak ChatGPT, lub wizualnej generatywnej sztucznej inteligencji, takiej jak Midjourney.
  4. Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPM): Oprogramowanie BPM umożliwia organizacjom modelowanie, automatyzację i optymalizację procesów biznesowych. Narzędzia te zapewniają złożone funkcje, takie jak modelowanie procesów, automatyzacja przepływu pracy i analiza w celu ciągłego doskonalenia procesów.

Jakie są 5 przykładów automatyzacji?

Automatyzacja może przybierać różne formy w zależności od konkretnych potrzeb, branży i procesów biznesowych. Oto kilka typowych przykładów automatyzacji:

  1. Automatyzacja marketingu e-mailowego: za pomocą narzędzi do automatyzacji marketingu e-mailowego firmy mogą tworzyć spersonalizowane kampanie e-mailowe, planować automatyczne działania następcze i segmentować odbiorców na podstawie określonych kryteriów.
  2. Automatyzacja harmonogramu mediów społecznościowych: narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi pozwalają firmom zautomatyzować planowanie i publikowanie postów w mediach społecznościowych na wielu platformach. Zapewnia to spójną obecność w mediach społecznościowych przy jednoczesnym ograniczeniu czasu traconego na dotrzymywanie harmonogramu.
  3. Automatyzacja tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych: firmy mogą zautomatyzować tworzenie kopii zapasowych krytycznych danych i konfigurowanie automatycznych systemów odzyskiwania. Zapewnia to bezpieczeństwo danych i minimalizuje ryzyko ich utraty.
  4. Automatyzacja zarządzania zapasami: narzędzia do automatyzacji mogą być wykorzystywane do śledzenia poziomów zapasów, generowania zamówień zakupu w przypadku niskiego poziomu zapasów i wysyłania automatycznych alertów dotyczących ponownego zamawiania. Optymalizuje to zarządzanie zapasami i zmniejsza ryzyko ich wyczerpania lub nadmiaru.
  5. Automatyzacja zarządzania relacjami z klientami (CRM): Systemy CRM oferują funkcje automatyzacji, takie jak ocena potencjalnych klientów, automatyczne działania następcze i przypomnienia o zadaniach. Usprawnia to proces sprzedaży, zwiększa zaangażowanie klientów i usprawnia zarządzanie relacjami.

Jakie narzędzia są używane do automatyzacji procesu?

Dostępnych jest kilka narzędzi i technologii do automatyzacji procesów biznesowych. Oto niektóre z nich:

1. Już wspomniano:

  • Narzędzia do zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA),
  • Platformy automatyzacji przepływu pracy,
  • Pakiety do zarządzania procesami biznesowymi (BPM),

2. Platformy integracyjne: Narzędzia integracyjne pomagają łączyć różne systemy i aplikacje, umożliwiając płynną wymianę danych i automatyzację na wielu platformach. Eliminują ręczne wprowadzanie danych i zapewniają płynny przepływ informacji między systemami. Najpopularniejsze z nich to Make i Zapier,

3. Rozwiązania z zakresu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego: uczenie maszynowe jest ważnym aspektem sztucznej inteligencji – może pomóc zautomatyzować procesy biznesowe dzięki wykorzystaniu takich funkcji, jak klasyfikacja tekstu, przechwytywanie danych i wykrywanie anomalii. Mogą być one wstępnie zbudowane, takie jak _, ale mogą być również dostosowane przez firmy oferujące inne oprogramowanie, takie jak workflow. Łącząc automatyzację przepływu pracy i, na przykład, przechwytywanie danych, można zbudować proces, w którym przesłany dokument jest automatycznie klasyfikowany na podstawie jego zawartości.

Jakie procesy najlepiej zautomatyzować?

Chociaż prawie każdy proces może w pewnym stopniu skorzystać na automatyzacji, ważne jest, aby nadać priorytet obszarom, które oferują znaczny wzrost wydajności i oszczędności kosztów.

Procesy obejmujące dużą liczbę powtarzalnych zadań, wprowadzanie danych lub ręczne przekazywanie zadań są doskonałymi kandydatami do automatyzacji.

Przykłady obejmują przetwarzanie faktur, generowanie raportów, wprowadzanie danych, wdrażanie pracowników i zarządzanie biletami obsługi klienta.

W jaki sposób sztuczna inteligencja automatyzuje procesy biznesowe?

Sztuczna inteligencja może zrewolucjonizować automatyzację procesów biznesowych, umożliwiając maszynom wykonywanie zadań kognitywnych, takich jak rozumienie języka naturalnego i rozpoznawanie obiektów, podejmowanie decyzji i analizowanie złożonych danych. Na przykład chatboty oparte na sztucznej inteligencji mogą obsługiwać zapytania klientów, algorytmy sztucznej inteligencji mogą analizować ogromne ilości danych w celu uzyskania przydatnych informacji, a systemy rekomendacji oparte na sztucznej inteligencji mogą personalizować doświadczenia klientów.

Ręczne procesy biznesowe – czy można je zautomatyzować?

Nawet ręczne procesy biznesowe mogą być do pewnego stopnia zautomatyzowane. Wykorzystując narzędzia takie jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i inteligentne przetwarzanie dokumentów, można zdigitalizować i usprawnić papierowe i ręczne zadania. Chociaż pełna automatyzacja nie zawsze jest możliwa, częściowa automatyzacja może przynieść znaczące korzyści, takie jak zmniejszenie liczby błędów i poprawa dostępności danych.

Brzmi interesująco? Dowiedz się więcej o rozwiązaniach no-code, automatyzacji i superapps w NAVIGATOR365!

Podsumowanie

Podsumowując, automatyzacja procesów biznesowych jest istotną strategią dla organizacji dążących do zwiększenia wydajności, obniżenia kosztów i poprawy jakości obsługi klienta. Wykorzystując narzędzia i technologie automatyzacji, firmy mogą usprawnić swoje operacje, wyeliminować błędy manualne i umożliwić swoim pracownikom skupienie się na zadaniach o wysokiej wartości. Niezależnie od tego, czy jest to RPA, sztuczna inteligencja, czy systemy zarządzania przepływem pracy, automatyzacja procesów biznesowych jest mądrą inwestycją, która może przynieść znaczne zyski w dłuższej perspektywie.

Rate this article

Become a partner