System uprawnień w N365 jest złożony. Uprawnienia mogą pochodzić z wielu źródeł, dlatego należy starannie zaprojektować ich macierz dla aplikacji.
Aplikacja #
Dla aplikacji nie ma uprawnień. Da się jedynie wskazać administratora aplikacji. Taka osoba może czytać wszystkie dokumenty w aplikacji, dodawać nowe oraz usuwać stare. Ponadto administrator może modyfikować aplikację, zmieniać formularze, listy, procesy, itp. Administratora można wyznaczyć w ogólnych ustawieniach każdej aplikacji u dołu ekranu. Tylko administrator aplikacji może dodać nowych administratorów.
Zwykły użytkownik uzyskuje dostęp do aplikacji dzięki uprawnieniu do pojedynczego dokumentu lub formularza. Wystarczy mieć uprawnienia do dodania nowego dokumentu, aby zobaczyć aplikację, ale jeśli nie masz dostępu do czytania żadnych dokumentów, aplikacja będzie pusta.
Uprawnienia do formularza #
Podczas konfigurowania formularza można ustawić uprawnienia w zakładce Uprawnienia dla każdego dokumentu utworzonego na tym formularzu.
Uprawnienia do dodawania – w tym miejscu wpisz użytkowników lub grupy użytkowników, którzy mogą dodawać dokumenty.
Uprawnienia pełnej kontroli – dodaj użytkowników lub grupy użytkowników, którzy mogą czytać, modyfikować i usuwać dokument.
Uprawnienia do edycji – użytkownicy i grupy użytkowników, którzy mogą modyfikować istniejący dokument.
Uprawnienia do odczytu – użytkownicy i grupy użytkowników, którzy mogą uzyskać dostęp do dokumentu tylko w trybie do odczytu.
Istnieje także możliwość skonfigurowania uprawnień dla twórcy dokumentu. Możesz dodać uprawnienie do czytania dla wszystkich oraz pełny dostęp dla twórcy.
Uprawnienia do elementów menu w aplikacji #
Możesz ograniczyć widoczność elementu menu dla wybranych użytkowników lub grup. Aby to ustawić, wejdź w listę Widoczne dla i dodaj użytkowników lub grupy, które mogą widzieć ten element. Zaznaczenie Dziedzicz widoczność spowoduje odziedziczenie uprawnień do widoku z nadrzędnego elementu menu. Jeśli nadrzędny element menu nie ma zdefiniowanych żadnych uprawnień, podrzędny element pozostanie widoczny.
Uprawnienia dokumentu #
Każdy dokument dziedziczy uprawnienia z formularza i procesu. Możesz to sprawdzić na karcie Uprawnienia. Ale pamiętaj, że jeśli użytkownik jest administratorem aplikacji, może zobaczyć i przeczytać dokument, mimo że NIE JEST wymieniony na karcie uprawnień.
Korzystając z tej karty, możesz zmienić uprawnienia do konkretnego dokumentu. Da się usunąć uprawnienia pochodzące z formularza, ale nie można usunąć uprawnień procesu.
Uprawnienia procesu #
Istnieje specjalny rodzaj uprawnień – takie, które pochodzą z procesu. Gdy jesteś uczestnikiem procesu, musisz mieć możliwość edycji i zapisywania dokumentu. Dlatego domyślnie, gdy coś robisz w procesie (jesteś jednym z uczestników), system dodaje Ci uprawnienia. Gdy twój krok w procesie dobiegnie końca, system nie odbiera Ci uprawnień, ale zmienia je na tryb tylko do odczytu, dzięki czemu możesz przeczytać dokument, ale nie możesz go już zmieniać.
Miej na uwadze, że jeśli jesteś uczestnikiem procesu, ale ścieżka pomija cię, nie zyskujesz uprawnień. Dobrym przykładem będzie sytuacja, gdy wykonawcą kroku jest Każdy z działu. Może być wtedy tak, że 5 różnych osób ma możliwość wykonania kroku w procesie. Ten pracownik, który zakończy krok, zdobędzie uprawnienia, a 4 inne osoby nie.
Zmiana uprawnień #
Oprócz zmiany uprawnień ręcznie, jak opisano powyżej, system oferuje możliwość zmiany uprawnień za pomocą akcji systemowej. Możesz skonfigurować proces tak, aby uprawnienia były zmieniane, gdy następuje przejście przez ścieżkę. Szczegółowy opis korzystania z tej akcji można znaleźć w innym artykule tutaj.
Zarządzanie dostępem do danych na formularzu #
Gdy standardowy system uprawnień nie jest wystarczający, np. musisz pokazać użytkownikowi dokument, ale niektóre dane powinny być ukryte, możesz użyć opcji Warunek widoczności, aby kontrolować dostęp do danych. W ten sposób możesz ukryć niektóre karty, grupy lub pola dla niektórych użytkowników (chociaż będą oni mogli zobaczyć i edytować dokument).
Więcej informacji na temat tej funkcji znajdziesz w tym artykule. Zauważ, że będziesz musiał użyć opcji Wyrażenie SQL (przykład: Formularz użytkownika w aplikacji systemowej), aby dodać zaawansowaną konfigurację do tej funkcji.
Uprawnienia między elementami systemowymi #
Inne aplikacje systemowe mogą uzyskiwać dostęp do określonych elementów systemowych, takich jak formularze i listy. Aby skonfigurować te uprawnienia, ustaw dostępność elementu (Dostęp) na karcie Ogólne (Listy, Procesy) lub na karcie Ustawienia (Formularze). Opcje dostępności elementów to:
- prywatne: formularz może być używany tylko w tej aplikacji (domyślnie),
- publiczne: formularz może być używany we wszystkich aplikacjach, nawet tych tworzonych w przyszłości.
- Udostępnione z aplikacjami: najczęstsza i zalecana opcja ze względów bezpieczeństwa. Możesz określić listę aplikacji, w których ten formularz będzie dostępny. Zauważ, że jeśli później dodasz nową aplikację i chcesz w niej użyć tego formularza, musisz ją najpierw udostępnić tej aplikacji.
